Amtssitzverlegung und -nachfolge

Die Zulassung als Institutioneller Nutzer / Institutionelle Nutzerin ist bei Notaren / Notarinnen amts- und amtssitzbezogen.
Bei jeder Amtssitzverlegung bzw. Amtsnachfolge im Bereich des Notariats kann eine erneute Anmeldung zum Zentralen Vorsorgeregister erforderlich sein. Maßgebend ist, ob die Akten, Bücher und Urkunden des Vielmelders / der Vielmelderin in seiner / ihrer Verwahrung bleiben oder nicht. Für sonstige Vielmelder sind diese Fragen irrelevant.

Neuanmeldung oder nicht?

Keine Neuanmeldung ist in folgenden Fällen erforderlich:

  • Bloßer Umzug. Werden die Geschäftsräume eines Notariats innerhalb eines Ortes verlegt, ist keine erneute Anmeldung zum Zentralen Vorsorgeregister veranlasst.

  • Amtssitzverlegung innerhalb eines Amtsgerichtsbezirks. Bei einer Amtssitzverlegung (§ 10 Abs. 1 Satz 3 BNotO) innerhalb eines Amtsgerichtsbezirks ist ebenfalls keine Neuanmeldung veranlasst, wenn der Notar seine bisherigen Urkunden weiter selbst verwahrt, also kein Fall von § 51 Abs. 1 Satz 1, Fall 2 BNotO vorliegt.

  • Berlin. Bei einer Amtssitzverlegung in einen anderen Amtsgerichtsbezirk innerhalb derselben Stadtgemeinde
    verbleiben nach § 51 Abs. 4 Satz 1 BNotO die Akten und Bücher in der Verwahrung des Notars. Eine Neuanmeldung beim Zentralen Vorsorgeregister ist nicht erforderlich.

In allen übrigen Fällen - insbesondere im Bereich des hauptberuflichen Notariats - muss bei einem Amtssitzwechsel ein neues A-Formular eingereicht werden. Als neuer Amtsinhaber erhalten Sie einen neuen Zugang zum Online-Bereich des Zentralen Vorsorgeregisters. Dabei wird ggf. auch der Zugang des bisherigen Amtsinhabers gesperrt.

Daten übernehmen.

Der neue Amtsinhaber kann die Einträge seines Vorgängers, dessen Urkunden er nach § 51 Abs. 1 Satz 2 BNotO verwahrt, einsehen und bearbeiten. Dafür ist ein Antrag auf Datenübernahme erforderlich. Bitte benutzen Sie ausschließlich das dafür vorgesehene Übernahme-Formular.

Der Antrag kann nur bearbeitet werden, wenn ihm ein Nachweis beigefügt ist, aus dem hervorgeht, dass die Urkunden des Amtsvorgängers vom neuen Amtsinhaber verwahrt werden.

  • Als Nachweis eignet sich regelmäßig eine Kopie der entsprechenden Anordnung nach § 51 Abs. 1 Satz 2 BNotO der Landesjustizverwaltung bzw. der Ernennungsurkunde zum Notariatsverwalter.

  • Im Bereich des staatlichen Notariats in Baden-Württemberg eignet sich der entsprechende Erlass des Justizministeriums, aus dem die Übertragung des Referats hervorgeht.

Modernisierung folgt!

Die Umständlichkeit des Systems bedauern wir und bitten um Nachsicht. Das Zentrale Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer erarbeitet zur Zeit in Zusammenarbeit mit den regionalen Notarkammern ein modernes Zugangskonzept, nach dem jeder Notarin bzw. jedem Notar die Zugangsdaten dauerhaft zugewiesen werden können und die Datenübernahme automatisiert entsprechend den Verfügungen der jeweiligen Landesjustizverwaltungen erfolgt. Mit der Fertigstellung ist Mitte 2010 zu rechnen.